Документы и склад

Содержание

Работа с документами и складами

Данный раздел позволяет оформлять приходные и расходные накладные, вести учет номенклатуры на складах, производить инвентаризацию, а также контролировать остатки номенклатуры на складах, вести справочники номенклатур и справочник складов.

При переходе в пункт меню «Менеджер», «Документы/Склад», будет отображена форма, представленная на рисунке 1. Для работы с данным разделом, необходимо наличие права «Работа с разделом «Документы».

Рисунок 1 – Форма создания и редактирования документов

Рисунок 1 – Форма создания и редактирования документов

В верхней части формы расположены кнопки управления – «Создать документ», «Удалить документ», «Печать», «Склады», «Контрагенты», «Фильтр», «Дата начала», «Дата окончания», «Товары», «Обновить данные», «Закрыть», в нижней части формы - таблица с документами.

Для того чтобы отфильтровать данные в таблице документов по типу документа нажмите на кнопку «Фильтр». В открывшемся окне установите флажки напротив тех типов документов, которые необходимо отобразить. После окончания выбора подтвердите операцию, данные в таблице будут отфильтрованы. Обращаем ваше внимание, что перечень отображаемых типов документов доступных для выбора регламентируется правами пользователя на работу с определенным типом документа. Для изменения доступа пользователя к определенному типу документа, измените его права.

Также вы можете отфильтровать информацию по дате документа. Для того чтобы изменить дату начала отображения данных, нажмите на кнопку «Дата начала». В открывшемся окне введите необходимую дату отображения данных и подтвердите выполнение операции. Данные в таблице будут отфильтрованы. Для того чтобы изменить дату окончания отображения данных, нажмите на кнопку «Дата окончания». В открывшемся окне введите необходимую дату отображения данных и подтвердите выполнение операции. Данные в таблице также будут отфильтрованы.

В случае если необходимо обновить данные в таблице с документами на основе установленных фильтров, нажмите на кнопку «Обновить данные».

Для создания нового документа нажмите на кнопку «Создать документ». Будет отображена форма выбора типа создаваемого документа, представленная на рисунке 2. На данный момент в системе реализованы следующие типы документов: «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Акт инвентаризации», «Акт приготовления», «Акт разбора», «Возврат поставщику», «Акт перемещения», «Акт перемещения между организациями». При нажатии на одну из кнопок, документ с выбранным типом будет создан и открыт для дальнейшей работы.

Рисунок 2 – Форма выбора создаваемого типа документа

Рисунок 2 – Форма выбора создаваемого типа документа

Для того чтобы удалить документ из системы, выберите его в таблице с документами и нажмите на кнопку «Удалить документ». Будет отображена форма подтверждения выбранного действия. В случае успешного подтверждения, документ будет удален. Обращаем ваше внимание, удалению подвержены документы имеющие статус «Не проведен». Документы со статусом «Проведен» удалить нельзя.

Для того чтобы распечатать информацию о документах отображённых в данный момент в таблице с документами, нажмите на кнопку «Печать». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, список документов будет распечатан на принтере указанным в параметре «Принтер по умолчанию» для текущего терминала (подробнее о настройке принтеров смотрите раздел «Принтеры», настройка принтеров печати на терминале раздел «Терминалы»).

В разделе «Документы/Склад» вы можете просмотреть информацию о текущих остатках на каждом из заведенных в системе складов и в целом по организации. Для этого нажмите на кнопку «Товары». Будет открыта форма представленная на рисунке 3.

Рисунок 3 – Форма отображения остатков на складах

Рисунок 3 – Форма отображения остатков на складах

Склады

По умолчанию в системе заведен один предустановленный склад - «Основной склад». Для того чтобы вести учет в разрезе нескольких складов, проверьте что вы обладаете лицензией на расширенный функционал работы со складами. Расширенный функционал работы со складами позволяет создавать неограниченное количество новых складов и использование их для работы системы. Описанные ниже действия предполагают наличие этой лицензии. В противном случае вам будет доступен функционал только на изменение свойств предустановленного склада.

Для того чтобы отредактировать информацию о складах, нажмите на кнопку «Склады». Будет отображена форма, представленная на рисунке 4.

Рисунок 4 – Форма создания и редактирования складов

Рисунок 4 – Форма создания и редактирования складов

В верхней части формы расположены кнопки управления – «Создать», «Удалить», «Выбрать по умолчанию», «Закрыть», в левой части формы – перечень созданных складов, в правой части формы – основные свойства. Для выбора редактируемого склада, нажмите на строку с названием и изображением склада в левой части формы.

Для создания нового склада, необходимо нажать на кнопку «Создать». После этого будет отображена форма подтверждения действия, представленная на рисунке 5.

Рисунок 5 – Форма подтверждения создания нового склада

Рисунок 5 – Форма подтверждения создания нового склада

В случае подтверждения (нажатие на кнопку «Да»), пользователю будет предложено заполнить наименование склада. В случае успешного заполнения наименования, склад будет создан и выбран для дальнейшей настройки. Выбранный для настройки склад представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Редактирование выбранного склада

Рисунок 6 – Редактирование выбранного склада

Основные параметры склада, описаны в таблице 1. Для изменения параметра, необходимо нажать на его значение, и появившейся форме, его изменить.

Таблица 1 – Основные параметры склада

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный идентификатор склада
Код Целое Да Код склада в системе
Наименование Строка Да Наименование склада в системе
Описание Строка Да Текстовое описание склада

Для удаления склада из системы, необходимо нажать на кнопку «Удалить». В появившемся окне подтверждения, необходимо подтвердить выбранное действие. В случае подтверждения удаления, запись будет удалена, и она исчезнет из панели слева. В случае если данный склад был использован, пользователь не сможет удалить данный склад из системы, о чём будет информирован предупреждающим сообщением. Для того чтобы он не отображался в системе, выполните действия описанные в информационном сообщении об ошибке.

Если вам необходимо указать другой склад по умолчанию в документе («Склад оприходования», «Склад отгрузки» или «Склад инвентаризации») в отличие от того что установлен в данный момент, выберите интересующий вас склад и нажмите на кнопку «Сделать по умолчанию». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения значения склада по умолчанию будет задано. Также вы может изменить значения склада по умолчанию в разделе «Настройки организации», «Общие параметры» и в разделе «Настройка работы с документами», параметр «Склад по умолчанию». Настройка склада по умолчанию в разделе «Настройки организации», представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Настройка склада по умолчанию в разделе «Настройки организации»

Рисунок 7 – Настройка склада по умолчанию в разделе «Настройки организации»

После того как информация о складах была создана, вы можете задавать их в свойствах документов.

Контрагенты

Для того чтобы отредактировать информацию о контрагентах, нажмите на кнопку «Контрагенты». Будет отображена форма, представленная на рисунке 8.

Рисунок 8 – Форма создания и редактирования контрагентов

Рисунок 8 – Форма создания и редактирования контрагентов

В верхней части формы расположены кнопки управления – «Создать», «Удалить» «Закрыть», в левой части формы – перечень созданных контрагентов, в правой части формы – основные свойства. Для выбора редактируемого контрагента, нажмите на строку с названием и изображением контрагента в левой части формы.

Для создания нового контрагента, необходимо нажать на кнопку «Создать». После этого будет отображена форма подтверждения действия, представленная на рисунке 9.

Рисунок 9 – Форма подтверждения создания нового контрагента

Рисунок 9 – Форма подтверждения создания нового контрагента

В случае подтверждения (нажатие на кнопку «Да»), пользователю будет предложено заполнить наименование контрагента. В случае успешного заполнения наименования, контрагент будет создан и выбран для дальнейшей настройки. Выбранный для настройки контрагент представлен на рисунке 10.

Рисунок 10 – Редактирование выбранного контрагента

Рисунок 10 – Редактирование выбранного контрагента

Основные параметры контрагента, описаны в таблице 2. Для изменения параметра, необходимо нажать на его значение, и появившейся форме, его изменить.

Таблица 2 – Основные параметры контрагента

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный идентификатор контрагента
Наименование Строка Да Наименование контрагента
Наименование полное Строка Да Полное наименование контрагента
ИНН Строка Да ИНН контрагента
КПП Строка Да КПП контрагента
ОГРН Строка Да ОГРН контрагента
Юридический адрес Строка Да Юридический адрес регистрации контрагента
Фактический адрес Строка Да Фактический адрес расположения контрагента
Телефон организации Строка Да Телефонный номер контрагента
Фамилия руководителя организации Строка Да Фамилия лица, представляющего контрагента
Имя руководителя организации Строка Да Имя лица, представляющего контрагента
Отчество руководителя организации Строка Да Отчество лица, представляющего контрагента
Телефон руководителя организации Строка Да Телефонный номер контрагента
E-mail организации Строка Да Электронная почта контрагента
Комментарий Строка Да Комментарий к информации о контрагенте
Удален Булево Да При установлении значения «Да» контрагент не будет доступен в других разделах системы

Для удаления контрагента из системы, необходимо нажать на кнопку «Удалить». В появившемся окне подтверждения, необходимо подтвердить выбранное действие. В случае подтверждения удаления, запись будет удалена, и она исчезнет из панели слева. В случае если данный контрагент был использован, пользователь не сможет удалить данного контрагента из системы, о чём будет информирован предупреждающим сообщением. Для того чтобы он не отображался в системе установите свойство «Удален» в значение «Да».

После того как информация о контрагентах была создана, вы можете задавать их в свойствах документов.

Рассмотрим процесс формирования и работы с каждым типом документов каждого из документов.

Приход номенклатуры

При нажатии на кнопку «Приход номенклатуры», будет открыта форма, представленная на рисунке 11. Данный документ позволяет оприходовать номенклатуру от выбранного контрагента на указанный склад.

Рисунок 11 – Форма создания и редактирования документа «Приход номенклатуры»

Рисунок 11 – Форма создания и редактирования документа «Приход номенклатуры»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Операции», «Изменение себестоимости», «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 3.

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Контрагент Список Да Контрагент, поставляющий номенклатуру
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад оприходования Список Да Склад, на который будет приниматься номенклатура, и отображаться в остатках

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад оприходования». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите количество добавляемой номенклатуры в тех единицах измерений что указана в карточке номенклатуры. Также необходимо ввести цену за 1 единицу (или стоимость) добавляемой номенклатуры. В случае если цена не изменилось, подтвердите операцию нажатием на кнопку «Ввод». Добавленная номенклатура представлена на рисунке 12.

Рисунок 12 – Добавление номенклатуры в документ «Приход номенклатуры»

Рисунок 12 – Добавление номенклатуры в документ «Приход номенклатуры»

Указанный способ добавления номенклатуры с указанием цена за 1 единицу товара настроен по умолчанию (если он не был изменен ранее). Вы можете изменить способ добавления номенклатуры в документ путём ввода не цена за 1 единицу товара, а общей стоимости добавляемой номенклатуры. При указанном выше способе цена за 1 единицу номенклатуры будет рассчитана автоматически. Для изменения способа добавления номенклатуры в документ, перейдите в раздел «Настройки организации», «Общие параметры» и в разделе «Настройка работы с документами» измените параметр «Тип ввода позиции в документ» с «Ввод цена позиции» на «Ввод суммы позиции». Если необходимо изменить способ ввода снова измените значение. Настройка способа ввода позиции в документ, представлен на рисунке 13.

Рисунок 13 – Изменение способа добавления позиции в документ

Рисунок 13 – Изменение способа добавления позиции в документ

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить количество номенклатуры в документе или цену за 1 единицу, нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Также вы можете выполнить определенные операции для документа. Для этого нажмите на кнопку «Операции». В открывшемся окне будут доступны следующие типы операций: «Минусовые остатки в 0», «Недостаток минимального количества», «Импорт из файла», «Экспорт в файл». Выбор операции представлен на рисунке 14.

Рисунок 14 – Выбор операции при заполнении документа «Приход номенклатуры»

Рисунок 14 – Выбор операции при заполнении документа «Приход номенклатуры»

При нажатии на кнопку «Минусовые остатки в 0», в документ будут добавлены номенклатуры, значение которых для выбранного склада оприходования имеет отрицательный остаток. Обращаем ваше внимание, что ранее внесенная в документ информация будет заменена данными полученными в результате выполнения операции.

При нажатии на кнопку «Недостаток минимального количества», в документ будет добавлена разница между значением остатка номенклатуры на выбранном складе оприходования и значением свойства «Минимальное количество» настроенное в карточке номенклатуры. Например, на складе «Основной склад», значение остатка номенклатуры «Картофель» равно 10 кг. Значение поля «Минимальное количество» в карточке номенклатуры равно 25 кг. В документ будет добавлено значение 15 кг.

При нажатии на кнопку «Импорт из файла» будет открыт диалог выбора файла в формате CSV для загрузки в документ.

При нажатии на кнопку «Экспорт в файл» будет открыт диалог cохранения файла в формат CSV для последующей работы с ним.

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Контрагент», «Описание», «Склад оприходования». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение количества и стоимости за 1 единицу номенклатуры в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

При проведении документа может возникнуть ситуация когда цена указанная в документе отличается от себестоимости номенклатуры, указанная в карточке. В этом случае будет выдано информационное сообщение о том, что цена номенклатуры была изменена в соответствии с новым приходным документом. В случае снятия проведения с документа, в котором имелось место изменение себестоимости, значения для номенклатуры будет возвращено до момента проведения. Информационное сообщение об изменении себестоимости номенклатуры представлено на рисунке 15.

Рисунок 15 – Информационное сообщение об изменении стоимости номенклатуры

Рисунок 15 – Информационное сообщение об изменении стоимости номенклатуры

Также вы можете просмотреть информацию о том, у каких номенклатур была изменена себестоимость при проведении документа. Для этого нажмите на кнопку «Изменение себестоимости». Форма изменения стоимости представлена на рисунке 16.

Рисунок 16 – Форма изменения себестоимости при проведении документа

Рисунок 16 – Форма изменения себестоимости при проведении документа

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по количеству номенклатуры, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Для того чтобы распечатать информацию по выбранному документу, нажмите на кнопку «Печать». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет распечатан на принтере указанным в параметре «Принтер по умолчанию» для текущего терминала (подробнее о настройке принтеров смотрите раздел «Принтеры», настройка принтеров печати на терминале раздел «Терминалы»). Обращаем ваше внимание, что в данный момент печать осуществляется только на принтерах с чековой лентой. Для того чтобы распечатать информацию в другом формате, например в формате A4, воспользуйтесь кнопкой «Выгрузка в Microsoft Excel».

Для выгрузки информации по выбранному документу в формат Microsoft Excel, нажмите на кнопку «Выгрузка в Microsoft Excel». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ выгружен, о чем будет свидетельствовать окно об успешном выполнении операции. Выгруженный файл с данными будет расположен в каталоге с установленным экземпляром системы Interpos. В случае возникновения ошибки при выгрузке, проверьте наличие установленного пакета Microsoft Excel, а также наличие действующей лицензии на использование данного программного продукта.

В случае необходимости вы можете обновить информацию о документе, нажав на кнопку «Обновить данные».

Также вы можете создавать новую номенклатуру на данной форме и сразу добавлять ее в документ. Для этого нажмите на кнопку «Создать номенклатуру». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, заполните данные о наименовании, себестоимости, единице измерения, стоимости в прайс-листе. В случае успешного заполнения данных, новая номенклатура будет создана и вам будет предложено добавить её в документ.

Кроме того, вы можете просмотреть на данной форме информацию о технологической карте блюда. Для этого выберите блюдо на панели с номенклатурой и нажмите на кнопку «Технологическая карта».

Действия, описанные при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» также применимо для документов других типов. Далее в руководстве не будет описываться порядок этих действий при работе с другими типами документов.

Списание номенклатуры

При нажатии на кнопку «Списание номенклатуры», будет открыта форма, представленная на рисунке 17. Данный документ списывает номенклатуру с указанного склада. Обращаем ваше внимание, что списание номенклатуры осуществляется следующим образом: вся номенклатура имеющая тип «Товар», «Алкоголь маркированный», «Алкоголь не маркированный» списываются со склада в том количестве, которые указано в колонке «Количество». Номенклатура с типом «Блюдо» списывается следующем образом: если на складе имеется достаточное количество (больше того количества, которое указано в колонке «Количество») номенклатуры, то списание будет осуществляться как списание номенклатуры с типом «Товар», иначе списание будет осуществляться путём списания номенклатуры указанном в технологической карте блюда. При списании номенклатуры с типом «Модификатор», списание осуществляется путём списания технологической карты модификатора.

Рисунок 17 – Форма создания и редактирования документа «Списание номенклатуры»

Рисунок 17 – Форма создания и редактирования документа «Списание номенклатуры»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 4.

Таблица 4 – Основные параметры документа

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад отгрузки Список Да Склад, с которого будет списываться номенклатура, и отображаться в остатках

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад отгрузки». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите количество добавляемой номенклатуры в тех единицах измерений что указана в карточке номенклатуры. Также необходимо ввести цену за 1 единицу (или стоимость) добавляемой номенклатуры. В случае если цена не изменилось, подтвердите операцию нажатием на кнопку «Ввод». Добавленная номенклатура представлена на рисунке 18. Указанный способ добавления номенклатуры с указанием цена за 1 единицу товара настроен по умолчанию (если он не был изменен ранее). Вы можете изменить способ добавления номенклатуры в документ путём ввода не цена за 1 единицу товара, а общей стоимости добавляемой номенклатуры. Порядок изменения способа добавления позиции описан в разделе «Приход номенклатуры».

Рисунок 18 – Добавление номенклатуры в документ «Списание номенклатуры»

Рисунок 18 – Добавление номенклатуры в документ «Списание номенклатуры»

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить количество номенклатуры в документе или цену за 1 единицу, нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Описание», «Склад отгрузки». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение количества и стоимости за 1 единицу номенклатуры в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по количеству номенклатуры, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Действия, при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» смотрите в разделе при работе с документом «Приход номенклатуры».

Инвентаризация

При нажатии на кнопку «Инвентаризация», будет открыта форма, представленная на рисунке 19. Данный документ позволяет задать реальное количество номенклатуры на выбранном складе.

Рисунок 19 – Форма создания и редактирования документа «Инвентаризация»

Рисунок 19 – Форма создания и редактирования документа «Инвентаризация»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Операции» «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 5.

Таблица 5 – Основные параметры документа

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад инвентаризации Список Да Склад, с которого будет списываться или оприходываться номенклатура, и отображаться в остатках
Дата заполнения Дата Да Дата и время относительного которого происходит заполнение документа инвентаризация. Пустое значение обозначает текущий момент времени

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад инвентаризации». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите реальный остаток номенклатуры на выбранном складе в той единице измерений, что указана в карточке номенклатуры. Добавленная номенклатура представлена на рисунке 20.

Рисунок 20 – Добавление номенклатуры в документ «Инвентаризация»

Рисунок 20 – Добавление номенклатуры в документ «Инвентаризация»

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить реальное количество номенклатуры в документе, нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Значения в колонках «Остаток», «Цена» изменяется только в момент добавления номенклатуры в документ, а не динамически в процессе работы. Мы рекомендуем проводить инвентаризацию в момент, когда не осуществляется продажи и другие операции, связанные с документами и складом.

Значения в колонках «Списано», «Оприходовано» рассчитываются автоматически при проведении документа.

Значения в колонке «Списано» равны разнице между значениями в колонке «Остаток» и «Реальный остаток» в случае если эта разница больше 0. Если есть значения в данной колонке, это будет означать что по данным реального остатка, количество номенклатуры уменьшилось и нужно её «списать».

Значения в колонке «Оприходовано» равны разнице между значениями в колонке «Остаток» и «Реальный остаток» в случае если эта разница меньше 0. Если есть значения в данной колонке, это будет означать что по данным реального остатка, количество номенклатуры увеличилось и нужно её «оприходовать».

Отметим, что заполнение колонок «Списано» и «Оприходовано» заполняется в зависимости от того какое значение будет установлено в поле «Дата заполнения». В случае если данное поле «Пусто», то расчет будет вестись на текущую дату и время. Если значение данного поля заполнено, то расчет будет вестись относительно той даты и времени, которое установлено в данном поле.

Также вы можете выполнить определенные операции для документа. Для этого нажмите на кнопку «Операции». В открывшемся окне будут доступны следующие типы операций: «Заполнить остатками на дату», «Заполнить остатками на сегодня», «Вывести остатки в 0», «Импорт из файла», «Экспорт в файл». Выбор операции представлен на рисунке 21.

Рисунок 21 – Выполнение операций над документом инвентаризация

Рисунок 21 – Выполнение операций над документом инвентаризация

При нажатии на кнопку «Заполнить остатками на дату», будет отображен диалог выбора даты и времени заполнения, относительного которого необходимо заполнить документ, а также группу номенклатур, для которой необходимо провести операцию инвентаризации. В случае успешно выбранных параметров, документ будет заполнен остатками, которые имелись на выбранном складе инвентаризации на дату заполнения для выбранной группы. Данную операцию удобно применять, когда нет возможности остановить процессы продаж и необходимо провести инвентаризацию в «плавающем» режиме.

При нажатии на кнопку «Заполнить остатками на сегодня», будет отображен диалог выбора группы номенклатур, для которой необходимо провести операцию инвентаризации. В случае успешно выбранной группы, документ будет заполнен остатками, которые имелись на выбранном складе инвентаризации на текущий момент времени для выбранной группы. Данную операцию удобно применять, когда есть возможность провести инвентаризацию с возможностью приостановки продаж.

При нажатии на кнопку «Вывести остатки в 0», будет отображен диалог выбора группы номенклатур, для которой необходимо провести операцию обнуления остатков. В случае успешно выбранной группы, документ будет заполнен нулями для выбранной группы и склада инвентаризации.

При нажатии на кнопку «Импорт из файла» будет открыт диалог выбора файла в формате CSV для загрузки в документ.

При нажатии на кнопку «Экспорт в файл» будет открыт диалог cохранения файла в формат CSV для последующей работы с ним.

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Описание», «Склад инвентаризации», «Дата заполнения». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение реального количества номенклатуры на складе в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по реальному количеству номенклатуры на складе, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Действия, при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» смотрите в разделе при работе с документом «Приход номенклатуры».

Акт приготовления

При нажатии на кнопку «Акт приготовления», будет открыта форма, представленная на рисунке 22. Данный документ используется для постановки на остатки готовых блюд с одновременным списанием номенклатур, входящие в технологическую карту этих блюд. Например, при добавлении в документ одной номенклатуры «Пицца» и проведении документа, на остатки выбранного склада будет поставлена одна номенклатура «Пицца», и списана номенклатура согласно технологической карте блюда, необходимое для приготовления одной номенклатуры «Пицца».

Рисунок 22 – Форма создания и редактирования документа «Акт приготовления»

Рисунок 22 – Форма создания и редактирования документа «Акт приготовления»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 6.

Таблица 6 – Основные параметры документа

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад отгрузки Список Да Склад, на который будет оприходоваться блюда, и списываться номенклатура из технологических карт этих блюд

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад отгрузки». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите количество добавляемой номенклатуры в тех единицах измерений что указана в карточке номенклатуры. Добавленная номенклатура представлена на рисунке 23.

Рисунок 23 – Добавление номенклатуры в документ «Акт приготовления»

Рисунок 23 – Добавление номенклатуры в документ «Акт приготовления»

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить количество номенклатуры в документе или цену за 1 единицу, нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Описание», «Склад отгрузки». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение количества в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по количеству номенклатуры, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Действия, при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» смотрите в разделе при работе с документом «Приход номенклатуры».

Акт разбора

При нажатии на кнопку «Акт разбора», будет открыта форма, представленная на рисунке 24. Данный документ является противоположным документу «Акт приготовления». При проведении данного типа документа, на остатки оприходываются не блюда, а номенклатура из технологической карты этих блюд, а списываются, наоборот, блюда. Например, при добавлении в документ одной номенклатуры «Туша курицы» и проведении документа, на остатки выбранного склада будет поставлены номенклатура из технологической карты «Туша курицы», а списана номенклатура «Туша курицы».

Рисунок 24 – Форма создания и редактирования документа «Акт разбора»

Рисунок 24 – Форма создания и редактирования документа «Акт разбора»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 7.

Таблица 7 – Основные параметры документа

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад отгрузки Список Да Склад, на который будет оприходоваться номенклатуры из технологической карты блюд, и списываться блюда

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад отгрузки». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите количество добавляемой номенклатуры в тех единицах измерений что указана в карточке номенклатуры. Добавленная номенклатура представлена на рисунке 25.

Рисунок 25 – Добавление номенклатуры в документ «Акт разбора»

Рисунок 25 – Добавление номенклатуры в документ «Акт разбора»

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить количество номенклатуры в документе, нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Описание», «Склад отгрузки». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение количества в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по количеству номенклатуры, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Действия, при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» смотрите в разделе при работе с документом «Приход номенклатуры».

Возврат поставщику

При нажатии на кнопку «Возврат поставщику», будет открыта форма, представленная на рисунке 26. Данный документ позволяет осуществить номенклатуру от выбранного контрагента на указанный склад. Документ является противоположным по отношению к документу с типом «Приход номенклатуры».

Рисунок 26 – Форма создания и редактирования документа «Возврат поставщику»

Рисунок 26 – Форма создания и редактирования документа «Возврат поставщику»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 8.

Таблица 8 – Основные параметры документа

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Контрагент Список Да Контрагент, которому необходимо оформить возврат номенклатуры
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад отгрузки Список Да Склад, с которого будет списываться номенклатура, и отображаться в остатках

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад отгрузки». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите количество добавляемой номенклатуры в тех единицах измерений что указана в карточке номенклатуры. Также необходимо ввести цену за 1 единицу (или стоимость) добавляемой номенклатуры. В случае если цена не изменилось, подтвердите операцию нажатием на кнопку «Ввод». Добавленная номенклатура представлена на рисунке 27. Указанный способ добавления номенклатуры с указанием цена за 1 единицу товара настроен по умолчанию (если он не был изменен ранее). Вы можете изменить способ добавления номенклатуры в документ путём ввода не цена за 1 единицу товара, а общей стоимости добавляемой номенклатуры. Порядок изменения способа добавления позиции описан в разделе «Приход номенклатуры».

Рисунок 27 – Добавление номенклатуры в документ «Возврат поставщику»

Рисунок 27 – Добавление номенклатуры в документ «Возврат поставщику»

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить количество номенклатуры в документе или цену за 1 единицу, нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Контрагент», «Описание», «Склад отгрузки». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение количества и стоимости за 1 единицу номенклатуры в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по количеству номенклатуры, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Действия, при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» смотрите в разделе при работе с документом «Приход номенклатуры».

Акт перемещения

При нажатии на кнопку «Акт перемещения», будет открыта форма, представленная на рисунке 28. Данный документ позволяет осуществить перемещение между двумя складами внутри одной организации.

Рисунок 28 – Форма создания и редактирования документа «Акт перемещения»

Рисунок 28 – Форма создания и редактирования документа «Акт перемещения»

В верхней части формы расположены кнопки управления «Провести», «Печать», «Выгрузка в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Выход». В левой части формы - расположена таблица с позициями документа, в правой части формы – основные свойства документа и панель с номенклатурами, доступными для добавления в документ. В нижней части формы также расположены кнопки управления «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта».

Основные параметры документа, описаны в таблице 9.

Таблица 9 – Основные параметры документа

Наименование параметра Тип Редактируемый Описание
Идентификатор Целое Нет Уникальный номер документа в системе
Номер документа Строка Да Порядковый номер документа в системе
Дата документа Дата Да Дата формирования документа
Описание Строка Да Описание документа
Дата проведения Дата Да Дата принятия документа и отображения его данных в остатках системы
Склад отгрузки Список Да Склад, с которого будет списываться номенклатура
Склад оприходывания Список Да Склад, на который будет оприходываться номенклатура

Для того чтобы добавить позицию в документ нажмите на необходимую номенклатуру в панели номенклатур. Обращаем ваше внимание, что в данной панели отображается информация о текущих остатках номенклатуры на том складе, который выбран в свойстве документа «Склад отгрузки». Также для добавления номенклатуры в документ, вы можете воспользоваться поиском номенклатуры. Для этого нажмите на кнопку «Поиск». В открывшемся окне введите значение для поиска. Поиск будет осуществляться по совпадению одного из параметров: наименование, артикул, идентификатор или штрихкод. В случае нахождения интересующей номенклатуры, нажмите на кнопку с его названием.

После того как номенклатура была выбрана, введите количество добавляемой номенклатуры в тех единицах измерений что указана в карточке номенклатуры. Добавленная номенклатура представлена на рисунке 29.

Рисунок 29 – Добавление номенклатуры в документ «Акт перемещения»

Рисунок 29 – Добавление номенклатуры в документ «Акт перемещения»

Обращаем внимание на то, что в документ можно добавить только одну номенклатуру с указанным названием. Для того чтобы изменить количество номенклатуры в документе нажмите двойным кликом по ячейке в таблице с позициями. Будет открыто окно редактирования значения. Введите новое значение и нажмите на кнопку «Ввод».

Для того чтобы удалить позицию из документа, выделите необходимую позицию в перечне позиций и нажмите на кнопку «Удалить позицию». В открывшемся окне, подтвердите выполнение операции. В случае подтверждения, выбранная запись будет удалена из таблицы.

После того как все позиции были заполнены, проверьте корректность заполнения свойств документа «Дата документа», «Номер документа», «Контрагент», «Описание», «Склад отгрузки», «Склад оприходывания». В случае если необходимо изменить свойство документа, нажмите на значение ячейки интересующего свойства. В открывшемся окне измените значение.

По окончании внесения информации вы можете произвести операцию отображения введенной информации на балансе в системе. Для этого нажмите на кнопку «Провести». В случае успешно выполненной операции, документ будет проведен и автоматически заполнено свойство документа «Дата проведения». Также измениться текста кнопки «Провести» в значение «Снять проведение». Обращаем ваше внимание, что редактирование свойств документа, добавление или удаление позиций документа, а также изменение количества в проведенном документе ЗАПРЕЩЕНО.

В случае если необходимо отредактировать документ после его проведения, например, ошибочно внесена информация по количеству номенклатуры, нажмите на кнопку «Снять проведение». В открывшемся окне подтвердите выполнение операции. В случае успешного подтверждения, документ будет снят с проведения и возвращен в исходное состояние.

Действия, при работе с кнопками «Печать», «Выгрузить в Microsoft Excel», «Обновить данные», «Удалить позицию», «Поиск», «Создать номенклатуру», «Технологическая карта» смотрите в разделе при работе с документом «Приход номенклатуры».

Акт перемещения между организациями

В данный момент раздел дополняется.

Дата создания: 03.11.2020 в 23:47:23
Дата редактирования: 01.12.2020 в 19:57:22